Корпоративная карта

Директор тратит деньги с корпоративной карты без отчета: как быть бухгалтеру?

Корпоративные карты – удобный инструмент, позволяющий и снабдить сотрудника деньгами, и оперативно проконтролировать его расходы. Но все это хорошо до того момента, пока сотрудник подотчетен бухгалтеру. А как быть, если директор пользуется картой компании как своей собственной? Попробуем разобраться вместе.

Налоговый календарь в Telegram!

О чем нужно помнить, оформляя расходы по корпоративной карте

Чтобы учесть траты сотрудника с корпоративной карты (далее будем сокращать — КК), одной банковской выписки по ней недостаточно.

Пока деньги на карте, пусть и выданной сотруднику, они продолжают оставаться деньгами компании. В тот момент, когда сотрудник произвел оплату чего-либо картой или снял наличные – деньги становятся подотчетными суммами, выданными работнику.

В бухучете это отразится так:

ДТ 55 КТ 51 – зачислены деньги на КК (обычно, если учет ведется в программе, используется счет 55.04)

ДТ 71 КТ 55 – потрачены (сняты) деньги с КК

Сама карта как физический объект по балансовым счетам не проводится. Ее учитывают за балансом, обычно на счете 002, где фиксируется и информация об ответственном лице – сотруднике, которому выдана карта.

Таким образом, с траты денег для работника и бухгалтерии все только начинается. Потому что далее нужно закрыть дебиторку по счету 71 и постараться учесть траты с пользой для дела – в уменьшение налога прибыль или УСН, если это возможно. Есть и еще один важный налоговый момент. О нем далее.

Итак, чтобы закрыть долг перед компанией, сотрудник должен предоставить авансовый отчет по подотчетным суммам и приложить к нему документы, подтверждающие его расходы и их целевую направленность на нужды компании.

Только после этого бухгалтер может со спокойной душой сделать проводки:

ДТ 20 (26, 44, 91, прочие счета учета расходов) КТ 71

Напоминаем, что по таким документам как чеки ККТ, БСО, но без счета-фактуры, нельзя поставить к вычету НДС, даже если он выделен в документе отдельной строкой.
Так же такой НДС нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налог на прибыль.

А как быть, если авансового отчета и документов нет? Или если траты с корпоративной карты не связаны с нуждами компании?

Последствия неподтверждения расходов по корпоративной карте

Если сотрудник получил под отчет деньги от компании, в срок по ним не отчитался и не вернул обратно, то эти подотчетные суммы следует признавать доходом работника, полученным от компании. При этом компания становится налоговым агентом по НДФЛ, то есть обязана удержать налог и перечислить его в бюджет.

На эту тему прошло уже немало судов. Были несколько прецедентов, когда судьи решили, что такие подотчетные деньги не являются доходом работника, но в тех случаях всегда были специфические обстоятельства. Например, не было доказательств, что работник успел потратить эти деньги на себя. В случае же с корпоративной картой траты по ней обычно сразу видны в выписке.

Да и большая часть судебных дел все же в пользу налоговой, доначислявшей на не отчитанные суммы НДФЛ и страховые взносы. А страховыми взносами данные средства облагаются ровно по тем же основаниям, что и НДФЛ: доход, полученный в рамках трудовых отношений.

Если сумма недоплаченных налогов и сборов превысит 15 000 000 рублей за три года подряд, то должностному лицу организации грозит уголовная ответственность по ст. 199 УК РФ.

Еще важный момент – получается, что сотрудник-«физик» распоряжается деньгами юрлица по своему усмотрению. В такой ситуации могут последовать претензии по закону «Об отмывании и легализации доходов» от 07.08.2001 № 115-ФЗ. Банк идентифицирует подобные операции как подозрительные и:

Приостановит взаимодействие с компанией как с клиентом: заблокирует Банк-Клиент, заблокирует в расходной части все счета (в том числе не пройдут и налоговые платежи);
Внесет компанию в «черный список» для других банков. И тогда разрулить ситуацию не получится даже попытавшись использовать для деятельности счета в других банках.

Ну и, наконец, есть уголовная статья по факту растраты (статья 160 УК РФ). Она вполне применима к «простым» работникам. А как быть с директором?

Что делать бухгалтеру

Прежде, чем давать практические рекомендации, разделим ситуации с директором, орудующим корпоративной картой, на две группы:

директор – только наемный сотрудник, хоть и занимающий руководящую должность;
директор собственник (учредитель).

Директор – наемный сотрудник

В данном случае к директору может быть применимо все, что применимо к нижестоящим работникам. Только сначала нужно уведомить о фактах растрат собственников бизнеса. Желательно подкрепить эти факты документами. Например, выпиской банка, оставленными без ответа служебными записками директору с просьбой отчитаться по произведенным расходам и так далее.

Далее нужно ждать указаний от владельцев компании и действовать в соответствии с ними. Захотят ли они привлекать директора к ответственности (это уже больше в компетенции юристов) или предпочтут уладить дело, «не вынося сор из избы»?

Например, во втором случае израсходованные с КК средства могут быть оформлены как заем, который директор обязуется погасить, в том числе после увольнения. С директором подписывается договор займа от компании, сумма долга директора переводится в учете на соответствующий счет и далее отражается ее погашение.

Подобным образом можно поступить и в случае, если директор не единственный или не мажоритарный собственник (если его доля в компании не больше, чем доли всех прочих участников).

Директор – главный собственник

Это, пожалуй, самая сложная для бухгалтера ситуация. Очень много у нас директоров-учредителей, которые считают: «Ну, так и сделай что-нибудь. Ты в этом разбираешься, я тебе за это деньги плачу».

А что может сделать бухгалтер? Заплатить НДФЛ и взносы со всех не отчитанных директором сумм? Заблокировать с помощью банка КК директора, ссылаясь на 115-ФЗ? Так самому же директору это явно не понравится.

Поэтому в данной ситуации бухгалтер может только максимально снять ответственность с себя. На практике используются такие действия:

Информирование директора о налоговых и правовых последствиях безотчетных трат с КК. Делается это письменно, на бумаге. Информация готовится в двух экземплярах. На втором, остающемся у бухгалтера, нужно получить отметку, что директор свой экземпляр получил. Информировать можно сколько угодно раз. Хоть по каждому новому случаю расхода по КК;
Составление ЛНА по использованию корпоративной карты. В этом документе нужно указать, на какие цели можно расходовать деньги, максимальную величину трат (например, не более 200 000 рублей в месяц), необходимость отчитаться по каждому расходу и в какой срок. Отметим, что в случае с директором утверждать такой документ должен не он. Чтобы понять кто – надо заглянуть в учредительные документы. Там должно быть написано, кто может утверждать ЛНА в случае конфликта интересов. Директор под роспись знакомится с этим ЛНА при получении карты;
Согласование с директором платежей в бюджет по суммам, которые уже явно стали его доходом (прошли установленные сроки отчетов, нет подтвержденной экономической целесообразности расходов). Если директор отказывается оплачивать НДФЛ и взносы с сумм своего дохода по КК, пусть подтверждает это письменно, например, отказной визой на заявлении об оплате.
Помните, что ответственным за неуплату налогов является должностное лицо, ответственное за ведение учета в организации. Если эти обязанности возложены на главбуха (или бухгалтера в единственном лице) – при разбирательствах с налоговой потребуется доказать, что инициатива не платить налоги и взносы исходила именно от директора, в приказном порядке.

Также на практике бухгалтеры часто занимаются тем, что подбирают документы для составления фиктивных отчетов от лица директора. А на суммы, которые вообще никуда «не лезут», уговаривают директора оформлять договора займа. Разумеется, возврата этих займов никогда не происходит.

Эксперты так делать не рекомендуют. Обычно, это всего лишь отсрочка проблемы. С очень высокой долей вероятности первая же проверка обнаружит все ухищрения и поставит перед бухгалтером еще и кучу дополнительных вопросов, например:

Почему до сих пор не возвращены займы директором? Вы их ему «простили»? Тогда это все равно его доход!;
Откуда вы взяли наличные деньги для оплаты расходов, которые якобы произвел ваш директор?

Поэтому самым разумным выходом будет все же настойчивое разъяснение директору последствий его вольного обращения с КК.

Ну и, конечно, остается еще вариант сменить работу. Но в наше время он подойдет далеко не всем.