Сколько времени хранить документы организациям и ИП
В России законодательством не установлено точное количество лет, в течение которых организации и индивидуальные предприниматели должны хранить свои документы. Однако существует ряд общих рекомендаций, которых следует придерживаться.
Например, налоговые декларации, бухгалтерские балансы, счета-фактуры и прочие финансовые документы обычно хранятся сроком до 5 лет. Документы, связанные с кадровой деятельностью, должны храниться не менее 50 лет после увольнения работника.
Также стоит учитывать, что для некоторых видов документов (например, для медицинских или юридических документов) могут существовать отдельные правила хранения, установленные соответствующими законодательными актами.
В любом случае, хранение документов очень важно для того, чтобы обезопасить себя и свой бизнес от возможных претензий со стороны государственных органов и клиентов.
Общая информация о хранении документов
Хранение документов является критически важным элементом управления информацией для организаций любого размера и типа. Есть несколько аспектов, которые необходимо учитывать при хранении документов. Во-первых, важно определить, какие документы должны храниться. Документы, содержащие какую-либо информацию, которая может потребоваться позже или которая имеет какую-либо юридическую ценность, могут попадать в эту категорию. Во-вторых, необходимо выбрать тип хранения – электронный или бумажный. Существуют как плюсы, так и минусы у каждого из типов хранения. В-третьих, важно создать систему учета документов, позволяющую быстро находить нужные документы. Наконец, при хранении документов необходимо учитывать требования безопасности и способы защиты конфиденциальной информации. Все эти аспекты необходимо учитывать при обеспечении должной защищенности и удобства использования документов в рамках вашей организации.
Кадровые документы
Согласно законодательству, кадровые документы хранятся не менее 75 лет со дня увольнения работника или с момента последнего изменения. Однако на практике срок хранения может быть дольше, так как в ряде случаев они могут понадобиться для разрешения споров в будущем. Кадровые документы включают в себя трудовые договоры, приказы о приеме и увольнении, листки учета рабочего времени, личные карточки работников и другие документы, относящиеся к трудовой деятельности работника. За хранение этих документов отвечает работодатель и он должен обеспечить их сохранность и возможность доступа к ним со стороны уполномоченных должностных лиц.
Налоговые документы
Налоговые документы должны храниться в течение 4 лет с момента окончания налогового периода по закону «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Налоговые документы включают в себя декларации по налогам, уведомления об уплате налогов, бухгалтерскую отчетность, а также иные документы, связанные с уплатой налогов.
В некоторых случаях, например, при проведении налоговой проверки, срок хранения документов может быть продлен. Также имеется практика добровольного сохранения налоговых документов компанией в течение периода, превышающего установленный законом срок. Хранение налоговых документов важно для того, чтобы иметь возможность предоставить их на запрос налоговых органов при выявлении нарушений или при уточнении налогообязательств.
Бухгалтерские документы
Срок хранения бухгалтерских документов зависит от установленных законодательством требований. В РФ законом установлено, что бухгалтерские документы должны храниться не менее 4-х лет для целей налогового контроля. Однако, в случае если организации возбуждено дело, направленный на проверку, подтверждение правильности и законности действий, срок хранения может быть увеличен.
Кроме того, некоторые бухгалтерские документы, такие как баланс, отчет о прибылях и убытках, аудиторское заключение и другие, могут носить составляющей архивного фонда компании и должны быть сохранены на неопределенный срок, как минимум до ликвидации организации.
Документы по оплате труда
Документы по оплате труда в РФ должны храниться в течение 75 лет. Этот срок установлен Федеральным законом от 21 ноября 2011 года № 324-ФЗ «Об исторической судьбе народа российского» и распространяется на все документы, связанные с оплатой труда работников — начиная от трудовых договоров и заканчивая документами, подтверждающими выплату заработной платы. Важно отметить, что существуют определенные требования к хранению таких документов: они должны быть сохранены в полном объеме, легко доступны и защищены от утраты и порчи. Кроме того, владельцы этих документов несут ответственность за их сохранность и могут быть привлечены к ответственности в случае утери или порчи такой документации.
Как и где хранить документы
Для хранения документов рекомендуется использовать специализированные папки или ящики. Они должны быть пронумерованы и ясно помечены, чтобы было легко найти нужный документ. Если вы используете электронную систему хранения, то важно регулярно создавать резервные копии и сохранять их на отдельном носителе. Также важно установить правила доступа к документам и контролировать их исполнение. Документы с конфиденциальной информацией должны храниться в хранилище с ограниченным доступом. Не стоит допускать переполнение и беспорядок в кабинете – это может привести к утрате или повреждению документов.
С 1 января 2024 вступит в силу абз. 1 п. 25 ФСБУ 27/2021 — хранить документы и размещать бухгалтерские базы нужно будет на территории России. То есть, если вы ведёте бухучёт в системе, которая находится на зарубежном сервере, нужно будет перенести базу данных на территорию Россию. По сообщению Минфина это правило можно применять не дожидаясь 2024 года.
У бумажных трудовых книжек и вкладышей особые правила хранения — п. 41 Приказа Минтруда № 320н от 19 мая 2021 года. Их хранят как документы строгой отчётности, например, в сейфах или запертых металлических шкафах.
Что делать, когда срок хранения документов истёк
Когда срок хранения документов истёк, необходимо утилизировать или уничтожить их правильно. Сначала вы должны ознакомиться с правилами хранения документов, действующими в вашей стране и в вашей организации. Чтобы верно определить, когда и какие документы следует уничтожить, посмотрите четкие инструкции. Если вы не уверены в том, что вам нужно сделать, обратитесь за помощью к специалистам в области управления документами, которые вы можете найти в организациях для своей помощи. Не забывайте, что некоторые документы, такие как налоговые отчёты, могут иметь срок хранения более десяти лет. Поэтому важно следить за сроками хранения и они будут подвержены уничтожению, только когда их срок истечёт.
Ответственность за неправильное хранение
Законодательно установлены требования к правильному хранению бухгалтерской документации. Она должна храниться в соответствии с установленными сроками и нормативными актами, а также быть доступной для проверки налоговыми органами.
Ответственность за неправильное хранение бухгалтерской документации лежит на руководителе предприятия и бухгалтерах, ответственных за ведение бухгалтерского учета. За нарушения могут быть предусмотрены штрафы или даже уголовная ответственность.
Чтобы избежать проблем с хранением бухгалтерской документации, необходимо соблюдать установленные правила и сроки, регулярно проверять качество ведения бухгалтерского учета и хранения документов, а также использовать современные информационно-технологические решения для автоматизации процессов хранения и доступа к документам.
