Восстановление бухгалтерского учета: 5 этапов + варианты
Ведение бухгалтерского учета – обязанность большинства экономических субъектов. Но в жизни случается так, что бухучет по каким-либо причинам не велся или велся не так, как следовало. Такое нарушение законной обязанности нужно устранять – восстанавливать бухгалтерский учет. О том, как это сделать, сегодня и поговорим.
- Напомнит о сроках сдачи
- Учёт переносы в выходные и праздники
Кто обязан восстанавливать бухучет в случае его отсутствия
Восстанавливать учет в случае его отсутствия или некорректности нужно всем, кто должен его вести по закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ.
Это все экономические субъекты, кроме исключений, предусмотренных самим НПА.
Все, кто не попал в исключения или не выполняет условия, при которых исключение возможно, обязаны позаботиться о ведении бухгалтерского учета и о его восстановлении в случае, если он не велся или велся неправильно.
Когда может потребоваться восстановление бухучета
Ситуаций, приводящих к необходимости восстановления, довольно много.
Например, в течение отрезка времени у субъекта был не очень компетентный бухгалтер. Если руководство субъекта не является специалистами в данном вопросе, то выявить непрофессионализм человека, ведущего учет, сразу вряд ли получится. Обычно, для проверки и смены бухгалтера должен накопиться некий пул проблем, связанных с некачественным ведением учета (претензии и штрафы от налоговой, контрагентов и т.п.).
Новый бухгалтер, пришедший на смену некомпетентному, обязательно поднимет вопрос о восстановлении учета.
Встречаются и ситуации, когда бухгалтер вредит намеренно. Например, если у него какой-то конфликт с руководством, его вынуждают уволиться и так далее. После таких событий новому бухгалтеру также следует позаботиться о ревизии и возможном восстановлении учета.
Однако, не следует думать, что первопричиной отсутствия корректного бухучета всегда является бухгалтер. Восстановление может потребоваться и в силу внешних обстоятельств, например, в случае утраты документации в результате форс-мажора (пожара, «падения» электронной системы, применяемой для учета и т.п.).
Внутренние причины возникновения проблем в учете также имеют место. К примеру, вскрылись хищения и подделка документов в структурных подразделениях, в результате чего анализ показал несоответствие учета реальной финансовой ситуации.
Причины могут быть различными. От правильного определения исходного события, повлекшего необходимость восстанавливать бухучет, зависит то, каким именно образом его восстанавливать.
Варианты восстановления бухучета
Бухучет можно восстанавливать частично или полностью.
Частичное восстановление требуется, когда выявленные проблемы «собрались» на конкретном участке (участках). Например, велся с ошибками учет основных средств. В рамках восстановления может быть достаточно выправить только этот участок учета, разумеется, с ревизией сопряженных операций: включения амортизации в расчет налога на прибыль и исчисления налога на имущество.
Полное восстановление подразумевает пересмотр (или воссоздание) всего комплекса учетных операций по всем первичным документам.
Этапы восстановления учета
Время, затрачиваемое на всю процедуру, может варьировать от нескольких недель до нескольких месяцев. Определять его надо отдельно в каждом конкретном случае, в зависимости от масштаба проблемы и того, какой вариант восстановления выбран: полный или частичный.
Для удобства анализа и оценки рекомендуется при планировании восстановления учета разбить весь процесс на этапы.
Этап 1. Ревизия или аудит. На этом шаге нужно проанализировать в комплексе состояние учета: наличие и правильность первички, состояние бухгалтерских и налоговых регистров. Итогом такого анализа должен стать подробный перечень имеющихся ошибок, включая нехватку первички. И уже по этому перечню можно двигаться далее, восстанавливая учет.
Этап 2. Оценка объема работ по восстановлению. Определяются:
- Задачи, которые нужно решить при восстановлении;
- Мероприятия, которые следует провести, чтобы добиться поставленных задач;
- Кроме того, на этом этапе обычно принимают решение о том, как будет проводиться восстановление. Например, своими силами или с привлечение специалистов со стороны. Об этом мы поговорим подробнее дальше.
Этап 3. Планирование. На этом этапе мероприятия из предыдущего пункта детализируются до необходимых действий, определяются сроки, часто определяются исполнители.
Этап 4. Проведение самих восстановительных работ. Практическое выполнение пунктов подробного плана. Выявление отсутствующих документов и их восстановление. Создание на их основе новых учетных регистров. Контроль преемственности того периода, который восстанавливают и предшествующих ему.
Этап 5. Сдача бухгалтерской и налоговой отчетности. После того, как сформированы новые регистры, почти наверняка понадобиться либо подготовить новую бухотчетность, либо уточнить поданную ранее. То же касается и налоговых деклараций и расчетов. На этом этапе часто возникают дополнительные расходы в виде доплат налогов и сборов и штрафов, что нужно учитывать при составлении плана и бюджета всего мероприятия.
На этом этапе процесс восстановления бухучета можно считать законченным. Могут быть даны различные рекомендации, если восстановление проводит, например, аудиторская фирма. Но касаться они будут уже дальнейших действий по ведению учета.
Результатами успешно проведенного восстановления будут:
- Бухгалтерская первичка верная и в полном объеме;
- Корректные регистры учета;
- Прозрачность деятельности для руководства субъекта и для принятия им управленческих решений;
- Существенное снижение рисков штрафов и других наказаний со стороны контролирующих органов.
Кому можно доверить восстановление бухучета
В настоящее время руководство субъекта может выбирать из четырех вариантов организации процесса восстановления учета:
Своими силами с тем же персоналом
Для этого все действия на этапах, приведенные выше, распределяются между сотрудниками внутри компании. Способ привлекателен с точки зрения экономии. Как правило, сотрудники работают на окладе (который получили бы в любом случае), а доплаты, если они производятся, идут, во-первых, выборочно, во-вторых, по сумме все равно меньше, чем платежи привлеченным специалистам.
Существенный минус – итоговые риски по результату. Если свои сотрудники довели учет до такого состояния, что его нужно восстанавливать, насколько они же справятся с восстановлением? Разумеется, не рассматриваем случаи, когда утрата полноценной бухгалтерии стала следствием форс-мажора. Это как раз ситуация, когда своими силами будет и лучше, и дешевле.
Своими силами с новыми сотрудниками
При этом варианте нанимается новый персонал (например, главбух, который формирует под себя бухгалтерию). Далее процесс идет по стандартным этапам.
Плюсом тут тоже будет экономность (такая же, как и в предыдущем случае).
Явный минус при таком способе мы упоминали в начале статьи, когда говорили о том, что на практике бывает сложно сразу определить уровень компетентности новых специалистов в бухгалтерии и финансах. То есть гарантировать, что после работы нового бухгалтерского коллектива не придется еще раз проводить восстановление, нельзя.
Привлечь специалиста со стороны
Для взгляда со стороны, контроля за процессом и консультаций можно нанять частнопрактикующего специалиста. Риски здесь те же, что и при найме нового бухгалтера – нет гарантий, что реальная компетентность частника будет соответствовать заявленной.
Да, платить ему понадобится меньше, чем фирме, но не стоит забывать о том, что, как правило, у таких специалистов в работе не один клиент (за счет этого не так высоки ставки). То есть частный консультант или будет распределять свое время между всеми заказчиками, или запросит сумму, которая компенсирует ему отказ от обслуживания других клиентов.
Поручить восстановление учета фирме
Услуги по восстановлению бухгалтерского учета предлагают консалтинговые, аудиторские и бухгалтерские компании.
Плюсами работы с ними будут гарантии качества, которые можно закрепить в договоре; привлечение к работам по восстановлению не только бухгалтеров, но и других специалистов, которые могут понадобиться (например, аудитора или юриста).
Минусом, в первую очередь, будет цена, которую придется заплатить за восстановление (из всех предложенных вариантов – самая высокая). Вторым сомнительным фактором может быть то, что часто работы по восстановлению учета поставлены в таких фирмах «на поток», пришедшие специалисты склонны действовать по шаблонам, не знакомы со спецификой субъекта и не вникают в нее. Поэтому часто не учитываются вещи, которые, например, могли бы легально сформировать меньшую сумму доплаты по налогу или сбору после восстановления.
Какой вариант выбрать – полностью на усмотрении того, кто собирается восстанавливать учет. Надеемся, что наш подробный разбор плюсов и минусов поможет в этом ответственном деле.
